אם אתם בעלים של חברת ניקיון או מנהלים בחברה כזאת, המאמר הבא הוא בשבילכם. אחד האתגרים של כל עסק הוא נושא ההתייעלות. מדובר לא רק על מילה יפה, אלא ממש על ההבדל בין רווח להפסד. עסק יעיל הוא כזה אשר יודע לבצע יותר משימות, לספק יותר לקוחות ולפתור יותר בעיות תוך שימוש בפחות משאבי כוח אדם וכסף. אחד מסוגי הפתרונות הנפוצים ביותר הוא מיקור חוץ של פעילויות שונות בעסק. ממש כמו שלא נפעיל שירות משלוחים של העסק שלנו או קייטרינג להכנת ארוחת הצהריים, כך ישנן עוד משימות שניתן להוציא מהפעילויות של העסק. במאמר הזה נבחן את מיקור החוץ של שירותי המזכירות כצעד ההתייעלות הבא שלכם. המשיכו לקרוא, יהיה מעניין.
שירותי מזכירות שהם חלק מהעסק
התחום של שירותי מזכירות במיקור חוץ התפתח מאד בשנים האחרונות. רבים ניסו שירותים אלו בעבר, נכוו והבטיחו לעצמם שלא לחזור על הטעות. אנחנו כאן רוצים לבשר לכם שהשירותים כיום הם הרבה יותר טובים מסתם מענה קולי אנושי. כיום מדובר בשירות שניתן באמצעות ספקים מקצועיים. למעשה, השירות לא ניתן על ידי בעל מקצוע אחד. אפשר לקבל שירותים שונים כמו קשרי לקוחות, התנהלות מול ספקים, תיאום פגישות ועוד. את כל זאת, אתם מקבלים מחברה אשר עיקר פעילותה הוא שירותי מזכירות במיקור חוץ ולכן היא טובה בזה.
יותר זמן ומשאבים בשביל הלקוחות שלכם
לחברות ניקיון יש יתרונות ספציפיים שהם מאד משמעותיים בהקשר של מיקור חוץ לשירותי משרד. עיקר הפעילות של חברות ניקיון הוא מחוץ לתחומי העסק. חברות רבות, מעסיקות רק מספר מצומצם של עובדים במשרדים עצמם. מעבר למיקור חוץ יכול לחסוך לכם שטחי משרד ואת כל האופרציה מסביב אליהם: שירותים, מטבחון, חימום בחורף, מזגן בקיץ וכו'. רוב העובדים שלכם מתקשרים בכל מקרה דרך הטלפון או בהודעות ולכן זה לא ישנה הרבה אם זה יהיה מול עובדי מזכירות בתלוש שכר או במיקור חוץ.
היתרון הנוסף הוא בצמצום מספר מקבלי השכר בחברה. עם העלאת שכר המינימום והקשחה של זכויות סוציאליות שונות לעובדים, זה נהיה קשה יותר ויותר להעסיקם. חברות מעדיפות להוציא את הפעילות שאיננה ליבת העסק למיקור חוץ ורק לא להתעסק עם ימי מחלה, חופשות לידה, דמי פיטורין או בעיות רבות אחרות בניהול עובדים. ממש כמו שהלקוחות שלכם לא מעסיקים עובדי ניקיון ומעדיפים לשכור את שירותכם, כך גם אתם לא צריכים להעסיק עובדי מזכירות שקשה מאד להחליפם.
מיקור חוץ שכזה יכול לתת לכם יתרון בשיווק כאשר תוכלו לתת משימות ספציפיות עם יעדים ברורים. גם בכל הנוגע לגבייה של החשבוניות, מיקור חוץ ייתן לכם פתרון ייעודי ומקצועי על ידי אנשי מקצוע שהתמחו בכך ועוסקים בגביה כל היום.
טיפול במסמכים, הוצאת חשבוניות ואפילו בדיקת תעודות משלוח מול חשבוניות למשל – הכל יבוצע כפי שאתם רוצים, מילה במילה. במידה וזה לא המצב, תמיד תוכלו לפנות לספק השירות ולדרוש שינוי או שיפור. מכיוון שאין בינכם יחסי עובד מעביד, אתם תהיו חופשיים למצוא ספק אחר בכל רגע נתון.
הבטחנו לכם להציג התייעלות משמעותית לעסק הניקיון שלכם ואנחנו בטוחים שעכשיו אתם מבינים יותר טוב את הדברים. השורה התחתונה היא שבעוד המתחרים שלכם יהיו עסוקים בלנהל גם עסק לניקיון וגם משרד ועובדי מזכירות, אתם תוכלו להתרכז רק בתחום הניקיון, להשקיע את משאבי הזמן הכסף וגם היצירתיות שלכם וכך להגיע ליותר לקוחות, לצמוח ולהצליח.
