עסקי מזון גדולים, כגון חנויות למוצרי ניקיון בפריסה ארצית, עוסקים בתקשורת מורכבת למדי. זאת כחלק מפעילותם העסקית השוטפת ומהפתרון הממוחשב שניתן לה. האם שירותי מרכזיה עשויים לסייע בכך? במה בעצם מדובר?
מענה מיטבי לתקשורת
עסקים מתנהלים תוך שימוש רב במחשוב, כאשר התקשורת היא חלק מרכזי בכך. למעשה, עולם המחשוב מכונה כיום בביטוי הרחב יותר ICT או Information and communications technology ולא רק IT Information technology. עסקים גדולים בתחום הניקיון, בוודאי זקוקים כל יום לביצוע פעילויות תקשורת רבות, ממגוון סוגים. מחלקות שונות מבצעות שיחות יוצאות, מקבלות שיחות מלקוחות ומספקים וכן הלאה. וכל זאת, קשור בתהליכים עסקיים חשובים ביותר. את הפתרון המקצועי לכך מספקת מרכזיה וירטואלית. במקום להתקין בתוך העסק מרכזיה כזו ולטפל בה לבד, המרכזייה הווירטואלית היא שירות ענן, אשר מוציא את האחריות על המרכזייה החוצה מהעסק. בדומה למיקור חוץ. בעזרת עבודה עם ספק מצוין בתחום שירותי המרכזייה, תיהנו גם מפתרון איכותי, גם מניהול מקצועי שלו וגם מיתרונותיהם הרבים של שירותי הענן. מרכזיות אלה מכונות גם בשם מרכזיות IP בענן. הן מספקות את כל צרכי הטלפוניה שלכם, במערכת אחת. למעשה, מרכזיות אלה מתאימות גם לעסקים קטנים. העיקרון הוא, שככל שפעילות התקשורת שלכם רחבה (וזה שונה מעסק לעסק), כך יתרונות המרכזייה יקבל ביטוי רב יותר.
יתרונות השרות
שירותי מרכזיה בענן יספקו לכם בין השאר את היתרונות הבאים:
- שיפור רוחבי לתהליכים עסקיים – כל התהליכים העסקיים שלכם, אשר תקשורת היא חלק מרכזי בהם, עשויים לקבל דחיפה קדימה. למשל ניהול לידים, בכל הנוגע לשיחות נכנסות מלקוחות פוטנציאליים.
- שיפור שירות הלקוחות – תודות לאינטראקציה משופרת עם הלקוח.
- שדרוג התקשורת הפנים ארגונית – כולל שיחות בחינם בין שלוחות.
- חסכון ניכר בהוצאות – תודות לכך שאין בעלות על חומרה ותוכנה פנימיים בעסק, במיוחד לצורך זה. במקום זאת, עוברים לשכירת שרות ענן, בתשלום חודשי נוח.
יכולות בולטות
- חיבור למערכות אחרות – יכולת לעבוד באינטגרציה עם מערכות חשובות אחרות בעסק שלכם. דוגמה בולטת לכך בהקשר המרכזיות, היא מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM).
- נתב שיחות דינאמי – Interactive Voice Response הוא רכיב חשוב מאוד במערכות כאלה. IVR מקבל שיחות עבורכם באופן אוטומטי, גם במספרי מתקשרים גדולים. הוא מסוגל להשמיע למתקשרים אפשרויות ניתוב שונות ולקבל את בחירתם באמצעות הקשת מקשים ויש לו למעשה עוד אפשרויות מתוחכמות רבות.
- חייגן – מנגנון אשר מאפשר להוציא שיחות רבות, באופן אוטומטי, אל רשימת מספרי יעד.
- הקלטת שיחות – יכולת להקליט שיחות בצורה נוחה ולשמור אותן באופן מסודר, לאיתור מהיר בעתיד.
- אלה היו רק דוגמאות בודדות, מתוך מבחר יכולות גדול, כולל שירותי פקס וירטואליים, שיחות ועידה, יכולות הצפנה ועוד.
כמו כן, השרות מספק
- ניהול שלוחות קל ומתקדם – הקמת וניהול שלוחות ומשתמשים עבורן, במהירות ובנוחות.
- אמינות בביצועים – השרות של חברת Voicenter למשל, מספק יציבות וזמינות של 999%.
- כלי בקרה ומדידה – עם יכולת לראות נתונים בזמן אמת. היבט זה חשוב ביותר, מאחר שישנו הכלל הידוע, לפיו לא ניתן לשפר את מה שלא מודדים. מרכזיה מתקדמת, עשויה לספק בצורה כזו בסיס לשני דברים חשובים. מחד, הבנה משופרת של המתרחש בעסק בכל הנוגע לתקשורת. מאידך, תהליך של התייעלות מתמשכת.
- עדכונים מאחורי הקלעים – מאחר שמדובר בשרות ענן, הוא מתעדכן ומשתפר בהתמדה, מאחורי הקלעים. בלי שאתם תצטרכו לעשות דבר.
לסיכום
לעסקים גדולים ובגודל בינוני בתחום הניקיון, כדאי בהחלט לשקול שימוש במרכזיות מתוחכמות אלה.
